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  • 江西科技师范大学档案管理办法
  • 来源: 更新时间:2018-09-10 10:33:38 点击数:次 字体:【




  • 江西科技师范大学档案管理办法

    第一章 总则

    第一条 为规范学校档案管理工作,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《江西省档案管理条例》结合学校实际,制定本办法。

    第二条 江西科技师范大学档案是指学校在办学过程中形成的,反映学校教学、科研、管理等办学活动的,对学校、学生和社会有保存和利用价值的文字、图表、声像、实物及其他形式和载体的历史记录。

    第三条 学校档案工作是学校的重要基础工作之一,学校设立档案馆,处级建制,具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能。

    第四条 学校档案工作实行统一领导,集中管理,保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实,保障档案安全,保守国家秘密。

    第五条 档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

    第二章 组织管理与人员配备

    第六条 学校档案工作由校长领导,由一名副校长协助校长分管档案工作,同时接受江西省教育主管部门和江西省档案局的业务指导、监督与检查。

    第七条 学校设立档案工作委员会,领导学校档案工作,协调、检查、解决档案工作中的重大问题。

    学校档案工作委员会的主要职责是:

    (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规,审查学校档案工作规划;

    (二)审定学校档案管理办法和规章制度;

    (三)研究决定学校档案工作发展中的重大事项;

    (四)监督检查学校各单位、各部门档案工作“三纳入、四同步”的执行情况,并进行考核评估。

    第八条 学校档案馆作为档案工作委员会的工作机构。主要职责是:

    (一)全面贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规、政策和学校的有关规定,规划学校档案工作;制定学校档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查;

    (二)统一管理学校各部门的档案工作,根据国家有关规定和标准确定学校档案归档范围、分类标准、保管期限和整理规范,负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管、开发和利用学校各类档案及有关资料;

    (三)组织实施档案的信息化建设,负责电子文件的归档和规范化管理;

    (四)编制检索工具,编研档案史料和参考资料,多形式、深层次开发档案信息资源;

    (五)保守档案秘密,确保档案实体和信息安全,维护档案的完整、准确、系统;

    (六)明确档案工作岗位职责,对学校专(兼)职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训,加强档案学术研究交流和宣传教育活动,不断提高学校师生员工的档案法制意识;

    (七)围绕学校中心工作,完成学校领导交办的其他任务。

    第九条 学校档案馆配备专职档案工作人员,专职档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数由学校根据学校档案数量和工作任务确定。学校根据档案工作的实际情况采取专兼相结合的办法,建立档案工作队伍。

    第十条 校属单位档案工作明确一名负责人分管,并指定相应的专(兼)职档案人员负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档、保管和移交工作。

    第十一条 学校专(兼)职档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

    专(兼)职档案工作人员主要职责:

    (一)加强政治理论学习,热爱档案事业,贯彻执行国家档案工作政策法规和学校规章制度,忠于职守,遵守纪律;

    (二)努力钻研业务,提高专业素养,积极开展档案学术研究和交流活动;

    (三)负责部门档案材料的收集、保管、整理、立卷、归档工作,保证归档材料的齐全、完整、系统、准确;

    (四)根据不同种类档案资料的特征和有机联系,拟定案卷类目,合理分类整理组卷,认真填写卷内外有关项目,使之便于管理和利用;

    (五)增强安全和保密意识,严格执行制度,做好档案的保管、保密和保护工作,确保档案的完整与安全;

    (六)树立为学校各项工作服务,为师生员工和档案利用者服务的思想,发扬协作精神,及时优质地完成承担的各项工作任务,并对学校档案工作提出合理化建议。

    第十二条 学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

    第十三条 学校对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员,按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以参照有关规定予以补助。

    第三章 档案管理

    第十四条 学校建立、健全档案工作检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

    第十五条 学校文件材料的归档范围是:

    (一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

    (二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

    (三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

    (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

    (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

    (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

    (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

    (八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

    (九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

    (十)外事类:主要包括学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

    (十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

    (十二)声像类:主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。

    (十三)实物类:主要包括学校师生在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成的对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品。

    (十四)人事类:纳入学校管理的教职工人事档案按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》执行。

    第十六条 学校实行档案材料形成单位立卷归档制度。

    校属各单位兼职档案员应当按照归档要求,组织本单位的教学、科研和管理人员及时整理档案和立卷。立卷人员应当按照纸质材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门兼职档案员检查合格后向档案馆移交。

    第十七条 归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光碟等各种视听资料。校属单位对纸质和非纸质档案材料同步归档。归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

    第十八条 档案材料的归档时间:

    (一)各部门应当在次学年6月底前归档;

    (二)各院系等教学单位应当在次学年寒假前归档;

    (三)科研档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

    (四)重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。

    第十九条 档案馆及时对归档材料进行整理、分类、鉴定和编号。

    第二十条 档案馆按照《江西科技师范大学档案实体分类办法》确定档案的保管期限。对保管期限已满、失去保存价值的档案,经学校档案鉴定、销毁领导小组审核并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

    第二十一条 档案馆采用先进的档案保护技术,防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

    第二十二条 档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。库房环境和设施要达到要求,做好防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗工作。

    第二十三条 学校和其他单位分工协作完成的项目,档案馆应至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交档案馆保存。

    第二十四条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

    对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

    第二十五条 学校档案由档案馆集中统一保管。在国家需要时,应提供档案原件或者复制件。

    第二十六条 档案馆应认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

    第四章 档案的利用与公布

    第二十七条 档案馆严格按照国家规定公布档案。未经学校授权,其他组织和个人无权公布学校档案。

    属下列情况之一者,不对外公布:

    (一)涉及国家秘密的;

    (二)涉及专利或者技术秘密的;

    (三)涉及个人隐私的;

    (四)档案形成单位规定限制利用的。

    第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可利用已公布的档案。

    境外组织或个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

    第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经分管校领导批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

    第三十条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应经分管校领导批准。

    加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

    第三十一条 档案馆设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案管理指南、计算机查询系统等,为社会利用创造便利条件。

    第三十二条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

    档案馆为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

    社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆无偿和优先提供。

    第三十三条 寄存在档案馆的档案归寄存者所有。如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者的同意。

    第三十四条 档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,必须征得档案形成单位同意,并报请档案工作委员会审批。

    第三十五条 档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

    第五章 条件保障

    第三十六条 学校将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

    第三十七条 学校为档案管理提供符合要求的档案库房,并按照要求配备必要的设备、设施。

    学校根据档案事业发展需要,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时扩建或新建档案库房。

    第三十八条 学校设立专项经费,配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

    第六章 奖励与处罚

    第三十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

    (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

    (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

    (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出显著成绩的;

    (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的;

    (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

    第四十条 有下列行为之一的,学校应当对直接责任人和其他责任人依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

    (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

    (二)违反保密法规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

    (三)涂改、伪造档案的;

    (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

    (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

    (六)其他违反档案法律法规的行为。

    附:

    1、江西科技师范大学档案实体分类办法

    2、江西科技师范大学各类档案归档范围和保管期限表